前回でNotionにログインし
日本語化したりワークスペースの名称を変えたりしつつ
ベースのファイルを作るところまできました。
DBの中身は全部空っぽです。
ではいよいよデータベースを作っていきましょう。
気合いれてください。
いきなりですが、ここが一番難関です。
初学者にコレやらせるってスパルタです。
でもこれできたらもう中級者ですよマジで。
このDBの設定を超えたら、あとは下り坂です。
支出管理DBの目的と項目の確認
このDBには、日々の支出が入力されて、データが溜まっていきます。
品名 金額 商品のカテゴリー 幸せ度 登録する日付(必要なら)
これに加えて、集計用の列をくわえます。
・何月の支出か把握したいので、買った日付から1～12の月に振り分ける列
・今月何買ったかは一覧で分かるようにしたいので、当月の支出を抽出する列
・必要に応じてURLや買ったお店を入力する列
仕上がりの確認
ここからDB_支出管理を選択します。
いまはこんなんですね
右の方にあるNewを押してください。
こんな画面ですね。プロパティが設定されていない空っぽの状態です。
ここから、こんな感じに仕上げます。
property(プロパティ)て何？
この辺から選んで、「列方向のデータはこういう内容だよ」って定義してあげます。
Notionのキモは、データベースと思ってます。
で、そのデータベースに入れる情報の種類をプロパティと呼びます。
上手く分けると、整理したり集計したりするのがとても便利
例えば小学校のクラスを管理するためのデータベースを作成した場合、生徒の名前や出席番号、国語や算数の成績など、それぞれの生徒についての情報をプロパティとして設定できます。
プロパティの設定はいろいろありまして。
例えば、テキスト、数値、日付、チェックボックスなどがあります。
まぁやっていけば分かります。
DB_支出管理のプロパティ設定
プロパティの設定方法はこんな感じ。
基本の設定方法
Add a propertyをクリック
いろいろと種類が出てきます。
とりあえずNumberを選んでください。
↑の画面が消えちゃったら
↓のあたりをクリックしてEdit propertyを選べば大丈夫
プロパティの種類ごとに設定できる内容は若干変わりますが、
細かな設定ですのでそんなに困ることはありません
RollupとRelationはちょいとムズイと感じる人もいます。
テーブル側の+のところで追加しても同じです。
支出金額の設定
ではやっていきましょう。
金額入力用。数字なので
Add propertyからNumber→format:Yen
どっかクリックしたりすると元の画面に戻ります。
すると
こう変化しましたか？
なってれば成功！初プロパティ設定おめでとうございます。
この調子で進めていきましょう
あとこのプロパティの名前をNumberからPriceに変えておきます。
幸せ度の設定
何で表すかは慣れたら変えて頂いたら良いですが、
とりあえずは☆、☆☆～☆☆☆☆☆で評価しようと思います。
Add property → Select
→Add an option → 「☆」と入れてエンター、「☆☆」といれてエンターを繰り返し。
→名前を好きなものに変えときましょう「幸せ度」がイヤなら「レビュー」とか
設定完了すると、こうなります。
プロパティのselectは、いくつかオプションを設定しといて、そのうち一つを選ぶようにするタイプです。
隣のEmptyを選択して、どれか選んでみて下さい。反映されるはずです。
InputDateの設定
さかのぼって日付を入力したいこともあるかなってことで作ってます。
空欄にしといても大丈夫。
次のCreatedTimeで、レコードが登録された日が自動で入ります。
Add property → Date
→名前をinputDateに変えておきましょう
DateformatやTimeformatはお好みで。デフォルトのままでもOK
（やってもやらなくても）URLの設定
ネットで買い物とかする時のメモ用
Add property → URL
このプロパティにしておくと、勝手にリンクになってくれます。
Created timeの設定
InputDateがない場合に集計するための、レコードが作られた日を記録するプロパティ
Add property → Created time
えらぶだけ。
実際の入力の時も、自動で登録されるので触ることはありません。
「InputDateが空欄だったら、Createdtimeから月を抽出、そうでなければInputDateを採用」する関数の設定
ハードル1つ目。
Fomula使います。
Add property → Fomula → Edit
→名前をregDateに変更
→式を入れる欄に
if(empty(prop("inputDate"))==true,formatDate(prop("Created time"),"M"),formatDate(prop("inputDate"),"M"))を入力して、Doneをクリック
これは
もし（空かな？(inputDateの欄が) == 正しい ,
正しいならCreatedTimeを月表示 ,正しくないならinputDateを月表示）
て意味です。
ifはif(条件,正しい場合,正しくない場合)で動きます。
条件は「empty(空？)が==true」で、「空っぽなのが正しいか」です。
イコールは == で表します。
なので、imputDateが入っていたら、imputDateの月、入っていなかったら入力した月が採用されます。
カテゴリーの設定
ハードル2つ目。Relationを使います。
Add property → Relation →DB_支出カテゴリーを選択
→Show on DB_支出カテゴリーには、チェックいれてください。
（支出カテゴリー側からRollupで集計するために必要です）
→Add rerationをクリック
これを作ると、二つのデータベースが紐づきます。
で、どうなるかというと。プロパティにできている
ここのEmptyの所をクリックしてみてください。
こんなんなりますよね。
ここでカテゴリーを何か入れてみて下さい。
例えば品名：サラダチキン カテゴリー：食費 なら 「食費」です。
ここで + New 食費 in DB_支出カテゴリー をクリックか、エンター
こんな感じに変わります。
一度手を止めて、DB_支出カテゴリーを覗いてみましょう。
すると
さっきいれた「食費」が追加されてるはずです。
そして上3行は空ですよね。
この3行が、さっき選んだ時の
このUntitledのことです。
試しに支出カテゴリーのUntitledに1つ設定してみましょう。今回は「貯蓄」にしてみます。
Nameを入れただけです。
もう一度DB_支出管理に戻りましょう。Newを押して登録しようとすると
支出カテゴリーを入れる時に、先ほどの貯蓄が増えていますね。
Untitledは2個に減っています。
こうやって、タイトル列と連携してくれるのがRelationです。
これは入力が便利なだけじゃなくて、集計にも使えるツワモノです。
先に支出カテゴリ側で選択肢を準備してもいいし、
運用しながらいいカテゴリを入力していって、統合したりしていっても大丈夫です。
今月の支出を抽出するための設定
今月の支出を抽出するのに、「今月のデータか、そうでないか」を判定するプロパティを設定します。今回は「金額を表示→支出カテゴリー側でロールアップ」とするので、金額表示します。
どうやって表示させるのかは後にして、「今月分かを分かるようにする」ところを中心に考えてください。
Add property → Fomula →Editで数式入力部分に次の関数を入れます。
if(formatDate(now(), "M") == prop("regDate"), prop("Price"), 0)もしエラーがでたら、プロパティの名称、”regDate”や”Price”が一致していないかもしれません。
確認してみてください。
この関数は
もし今の月がregDateと同じだったら
正しい：priceに入ってる値を表示
正しくない：そうでなければ0を表示
ということです。
いまが4月だと、こんな感じになります。
4月設定は数字が出てますが、4月でない場合は0です。
プロパティの名前はthisMonthに変えておきましょう
支出が何月分かを振り分ける設定
次の12列をAdd property → Fomula → Edit→ 右側の関数貼付
| プロパティ名 | 関数 |
| 1月 | if(prop(“regDate”) == “1”, prop(“Price”), 0) |
| 2月 | if(prop(“regDate”) == “2”, prop(“Price”), 0) |
| 3月 | if(prop(“regDate”) == “3”, prop(“Price”), 0) |
| 4月 | if(prop(“regDate”) == “4”, prop(“Price”), 0) |
| 5月 | if(prop(“regDate”) == “5”, prop(“Price”), 0) |
| 6月 | if(prop(“regDate”) == “6”, prop(“Price”), 0) |
| 7月 | if(prop(“regDate”) == “7”, prop(“Price”), 0) |
| 8月 | if(prop(“regDate”) == “8”, prop(“Price”), 0) |
| 9月 | if(prop(“regDate”) == “9”, prop(“Price”), 0) |
| 10月 | if(prop(“regDate”) == “10”, prop(“Price”), 0) |
| 11月 | if(prop(“regDate”) == “11”, prop(“Price”), 0) |
| 12月 | if(prop(“regDate”) == “12”, prop(“Price”), 0) |
上記のプロパティを1つ作り、Duplicate（複製）を利用すると少し楽です。
1月を2月に、”1″を”2″に変更してください。
そのまま12月まで作ります。
これはほとんど「今月の支出を抽出するための設定」と同じです。
「今月の支出を抽出するための設定」では「今」を「now()」で出して比較しています。
こちらでは「1月か」「2月か」を12月まで、12列作ります。
regDateを作る際にformatDateではなくMonthを使っておられる場合、
formatDate:1~12
Month:0~11
となるので気を付けてください。
12月分を打ち込むんでPriceに金額が入ると、次のようになります。
これで4月の出費は4月の列に集まるようになりました。
この列を集計することで、月々の出費をまとめます。
ちなみに下段のCalculateで色々計算したりもできます。
合計はSUMです。
不要なプロパティを消す方法
初期からTagsってプロパティがあります。
これは使わないので消しておきましょう。
プロパティのタイトルあたりをクリック→Delete
データベース作成1回目 支出管理のデータベースを整えるまとめ
お疲れさまでした。
ホントにお疲れさまでした。
これで次のようになっているはずです。
ここの並びは自在に変えられます。
↑このハンドルをつかんで好きに並び替えましょう
さてさてこの投稿分をしっかり押さえた方、
・プロパティの設定
・関数の設定
・リレーションの設定
を行えました。
次のカテゴリー設定でロールアップを使います。
この辺りが使えれば十分にNotionを使えてます。ホントに初学者の方でしたら大したもんです。
次のカテゴリー設定がおわれば、収入側もやることは同じです。
その後はホーム画面設定で、もう実用できるところが見えてます。
あと少し頑張りましょう！
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Notionで家計簿を作る講座リンク
はじめに：講座で作る家計簿の説明
Notionはそもそも家計簿作りに向いてるかの検討
家計簿を作る目的の設定をしよう
まずは必要な項目を決めよう
Notionへログインして、空のデータベースを作るところまで
支出管理データベースの設定:Relation,Formula
支出カテゴリーデータベースの設定:Rollup
収入管理データベースの設定
収入カテゴリーデータベースの設定
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